Selbsterklärung (Sonderbeleg)

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Warum wurde für die Abgabe der Selbsterklärung ein eigenes Formular entwickelt?

Da nach den Regelungen des ANSG die Apotheken selbst die Zahl der im Quartal abgegebenen Packungen verschreibungspflichtiger Fertigarzneimittel zur Anwendung bei Menschen zu melden haben, die dem § 3 Absatz 1 der Arzneimittelpreisverordnung unterliegen und die nicht zu Lasten der Gesetzlichen Krankenversicherung und nicht als Sachleistung abgerechnet werden, wurde in Abstimmung mit den Softwarehäusern und Rechenzentren eine Verfahren konzipiert und beschlossen, das

  • den gewohnten Abrechnungsprozessen innerhalb der Apotheke entspricht,
  • standardisiert ist und damit
  • den Verwaltungs- und Bearbeitungsaufwand für die Apotheken, deren Rechenzentren und den NNF möglichst gering hält.

Muss der Sonderbeleg Selbsterklärung manuell ausgefüllt werden?

Grundsätzlich nein: Die Apotheken-Softwarehäuser haben alle Vorkehrungen getroffen, damit die Apotheken-EDV individuell die Anzahl der relevanten Arzneimittelpackungen erfasst und auf dieses Formular aufdruckt.

Was ist beim Bedrucken des Sonderbelegs Selbsterklärung grundsätzlich zu beachten?

  • Die Sonderbelege „Selbsterklärung“ (SB) sind nicht auf Ihre Apotheke personalisiert, sondern stellen einen Vordruck dar, in den die  erforderlichen Daten eingedruckt werden müssen.
  • Der (SB) ist monatlich, jeweils zu Beginn des Folgemonats – für den Vormonat (Abrechnungsmonat), zu bedrucken. Dies erfolgt grundsätzlich über das Apothekenverwaltungssystem unter Anwendung der festgelegten Softwareroutinen.
  • Über den SB sind alle für den jeweiligen Abrechnungsmonat abgegebenen Packungen (nicht nur die im Notdienst) verschreibungspflichtiger Fertigarzneimittel, die zur Anwendung bei Menschen bestimmt sind, die nicht zu Lasten der Krankenversicherung abgegeben werden (PKV, Beihilfe) und der Preisbindung gemäß § 3 Absatz 1 Satz 1 Arzneimittelpreisverordnung unterliegen, dem Nacht-  und Notdienstfonds des DAV e. V. (NNF) zu melden.
  • Die SB werden zu Beginn des Folgemonats bei vertraglichen Regelungen mit Ihrem Rechenzentrum der monatlichen Rezeptabholung beigelegt oder direkt an den NNF gesandt.
  • Bitte prüfen Sie vor der Weitergabe, ob der SB korrekt und leserlich ausgefüllt ist, insbesondere hinsichtlich:
    • Apotheken-IK,
    • Abgabezeitraum,
    • Unterschrift, Apothekenstempel, Datum der Unterschrift
    • und Packungszahl (keine EURO-Summe, Plausibilität).
  • Bei Sonderfällen (z.B.: Systemumstellungen, Korrekturen) sollte der SB direkt an den NNF unter Angabe der Sachlage fristgerecht eingereicht werden, sodass eine korrekte Verarbeitung möglich ist.
  • Bitte prüfen Sie regelmäßig – insofern Sie Ihr Apothekenrechenzentrum entsprechend beauftragt haben – auf der Apothekenabrechnung bzw. den für die Apotheken bereitgestellten Portalen der Rechenzentren, ob die an das Apothekenrechenzentrum abgegebenen SB korrekt verarbeitet wurden.

Muster mit Erläuterungen zu den variablen Feldern

SB Muster mit Erläuterungen
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Welche Fristen muss ich bei der Abgabe der Selbsterklärungen beachten?

Die Selbsterklärungen für das Abrechnungsquartal müssen, um eine zeitgerechte Auszahlung der Notdienstpauschale gewährleisten zu können, bis zum Ende des auf das Abrechnungsquartal folgenden Monats beim NNF zur Weiterverarbeitung vorliegen.

Fehlende Meldungen über die Selbsterklärung sind dann durch den NNF zu schätzen. Hierbei hat der NNF aufgrund der gesetzlichen Regelungen keinen Ermessensspielraum.

Beachten Sie bitte folgende Handlungshinweise:

  • Haben Sie Ihr ApoRZ entsprechend beauftragt (empfohlen); erfolgt die Abholung der ausgefüllten Sonderbelege „Selbsterklärung“ im Rahmen des „normalen“ Abrechnungsprozesses des Monats. Das ApoRZ leitet die Selbsterklärung nach Bearbeitung an den NNF weiter.
  • Die Sonderbelege sollten in der Regel immer gleich am Morgen des Monats-Ersten für den vorangegangenen Monat bedruckt und sofort mit der ersten Abholung durch das (wenn) beauftragte Apothekenrechenzentrum mitgegeben werden.
  • Innerhalb der drei Quartalsmonate kann der Beleg auch erst später eingereicht werden.
  • Nach einem Quartalsabschluss müssen allerdings immer alle Belege aus einem Quartal bis zum 3. Werktag des Folgemonats beim Rechenzentrum sein (Abholung oder Nachsendung per Post).
  • Alternativ bzw. ergänzend haben Sie die Möglichkeit, die Belege für das Abrechnungsquartal innerhalb von vier Wochen nach Quartalsende direkt an den NNF nach Berlin zur manuellen Erfassung per Post zu senden (Posteingang am letzten Werktag!)
  • Eine Übersicht der Abgabetermine finden Sie in unserem Jahreskalender.
  • Beachten Sie bitte dringend immer unsere Meldeterminübersicht mit den aktuellen Abgabefristen, um kostenpflichtige Schätzungen zu vermeiden.

In welchen Fällen ist die Selbsterklärung unbedingt direkt an den NNF zu senden?

Schicken Sie den Sonderbelege „Selbsterklärung“ (Sonderbeleg) direkt an den NNF wenn:

  • der bereits eingereichte Sonderbeleg Fehler aufweist und dieser korrigiert werden soll. Bitte kennzeichnen Sie den Korrekturbeleg als einen solchen und geben an, ob eine Addition zur Ursprungsmeldung oder ein Austausch der Ursprungsmeldung erfolgen soll,
  • in Ihrer Apotheke eine Systemumstellung erfolgt ist, da in diesen Fällen oft mehrere Sonderbelege gedruckt werden müssen. Die Rechenzentren verarbeiten aber für einen Monat nur einen Beleg. Zum Teil werden dann weitere nicht verarbeitete Sonderbelege an Sie zurückgesandt; jedoch nicht immer fristgerecht. Auch hier bitten wir um einen entsprechenden Verarbeitungshinweis (Austausch/Addition) oder
  • wenn Sie für mehrere Apotheken (auch Versandapotheken) über ein Institutionskennzeichen (IK) abrechnen und mehrere Sonderbelege gedruckt werden. Auch hier bittet der NNF um eine entsprechende Information, ob der zusätzliche Sonderbeleg addiert bzw. ausgetaucht werden soll. Sie können in diesen Fällen die Sonderbelege auch auf einen Sonderbeleg manuell zusammenrechnen und als eine Meldung weiterleiten. Bitte beachten Sie die dabei vorgegebenen Abgabefristen.

Muss für jedes IK eine Selbsterklärung abgegeben werden? - IK-Freistellungsantrag

Grundsätzlich sind für alle Institutionskennzeichen, über die verschreibungspflichtige Humanfertigarzneimittel abgegeben werden (können), Sonderbelege einzureichen, auch wenn es sich um „0“-Meldungen handelt.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, schriftlich eine IK-Freistellung beim NNF zu beantragen.

Beim Antrag sind folgende Informationen dringend erforderlich:

  • das Institutionskennzeichen, das freigestellt werden soll
  • einen Freistellungsgrund
  • entsprechende Nachweise in Kopie

Wird dem Freistellungsantrag stattgegeben, brauchen Sie die Sonderbelege für das freigestellte IK nicht mehr zu erstellen. Die Information sollten Sie auch Ihrem Rechenzentrum zukommen lassen, indem Sie unsere Stattgabe zur IK-Freistellung diesem zu faxen.

Das IK wird weiterhin in den Bescheiden des NNF aufgeführt.

Muss ich eine Selbsterklärung abgeben, wenn ich über das IK im Abrechnungsmonat keine Packungen abgegeben habe?

Ja: Es ist für jedes IK, welches die Apothekenbetriebsstätte verwendet, ein eigener Sonderbeleg zu bedrucken, auch wenn im aktuellen Berichtszeitraum kein Arzneimittel über dieses IK abgegeben wurde und damit eine „Null-Ausweisung“ erfolgt.

Da der NNF nicht erkennen kann, warum für eine IK keine Meldung erfolgt ist, ist der NNF verpflichtet, die Anzahl der abgegebenen Packungen zu schätzen. Dies führt für alle Beteiligten zu zusätzlichem Aufwand und wäre für die Apotheke kostenpflichtig, da der NNF berechtigt ist, für die Schätzung eine Gebühr von bis zu 500,00 Euro zu erheben.

Kann ich die Selbsterklärung auch für meinen Apothekenverbund (Haupt- und Filialapotheke(n) gesamt abgeben?

Nein: Die Meldungen müssen für jedes IK jeder Apothekenbetriebsstätte gesondert abgegeben werden.

Wie und wo kann ich prüfen, ob meine Selbsterklärungen zeitgerecht verarbeitet wurden?

Sie können die Verarbeitung der Sonderbelege „Selbsterklärung“ über folgende Wege prüfen:

  • über die monatliche Apothekenabrechnung Ihres Rechenzentrums. Hier finden Sie einen eigenen Bereich für die abgeführten Beträge an den NNF.
  • über die angebotenen Apotheken-Portale Ihres Rechenzentrums
  • für direkt beim NNF eingereichte Sonderbelege über den NNF.

Nutzen Sie die Prüfungswege und schauen Sie auch hier, ob möglicherweise Fehler bei der Verarbeitung aufgetreten sind. Sollten Korrekturen erforderlich werden, bitten wir diese fristgerecht entsprechend dem NNF bekanntzugeben.

Was passiert, wenn ein Sonderbeleg falsch bedruckt wurde?

Bei einer nicht korrekten Bedruckung des Sonderbeleges (z.B. falsche Sonder-PZN, falscher Faktor, Taxe passt nicht zum Gesamtbrutto, Ausstelldatum und Abgabedatum nicht erster bzw. letzter des Monats) wird der Beleg an die Apotheke zurückgesandt und es wird um Korrektur gebeten bzw. eine weitere Sachaufklärung im Einzelfall vorgenommen. Verweigert der Apotheker die Mitwirkung, hat der NNF die Schätzung einzuleiten.

Hinweis: Bitte wenden Sie sich im Fall einer notwendigen Korrektur immer direkt an den NNF und beachten Sie die genannten Abgabefristen!

Was passiert, wenn zu einem Abrechnungsmonat mehrere Selbsterklärungen zu einer IK abgegeben wurden?

Zu einem Kalendermonat kann pro IK nur ein Sonderbeleg abgerechnet werden. Wird mehr als ein Sonderbeleg pro Monat und IK eingereicht, so werden alle entsprechenden Belege an die Apotheke zur Korrektur zurückgegeben.

Was passiert, wenn - bei Beauftragung des Rechenzentrums – keine Selbsterklärung für den Abrechnungsmonat abgegeben wurde?

Für den ersten und zweiten Abrechnungsmonat eines Quartals wird i. d. R. die Apotheke hierüber vom Rechenzentrum informiert werden, falls diese Dienstleistung vom Rechenzentrum angeboten wird, und kann dann den Beleg im Folgemonat einreichen. Mit dem dritten Abrechnungsmonat eines Quartals erfolgt die abschließende Abrechnung des vorangegangenen Quartals. Die Apotheke sollte über einen fehlenden Beleg von ihrem Rechenzentrum informiert werden und kann diesen eigenständig binnen weniger Tage nachreichen oder direkt an den NNF senden, sodass die Meldung spätestens am letzten Werktag des Monats nach dem jeweiligen Quartalsende beim NNF vorliegt. Geschieht dies nicht, wird der Nacht- und Notdienstfonds den ausstehenden Betrag schätzen und dafür eine Gebühr erheben.

Was ist zu tun, wenn ich durch mein Rechenzentrum auf eine fehlende Selbsterklärung aufmerksam gemacht werde?

Die Erinnerung seitens Ihres Rechenzentrums erfolgt, wenn Sie dieses mit der Verarbeitung Ihrer beim Rechenzentrum eingereichten Sonderbelege „Selbsterklärung“ (Sonderbelege) an den NNF entsprechend beauftragt haben und diese Dienstleistung angeboten wird.

Reichen Sie die Sonderbelege jedoch direkt beim NNF ein oder haben Sie eine Freistellung für ein Institutionskennzeichen werden die Sonderbelege bei Ihrem Rechenzentrum als fehlend geführt und werden entsprechend erinnert.

Bei einer aktiven IK-Freistellung brauchen Sie nichts weiter zu tun. Im Übrigen sollten Sie den Versand des Sonderbeleges entsprechend prüfen und sich beim NNF ggf. den Eingang bestätigen lassen.

Sollte eine Erinnerung durch das Rechenzentrum erfolgen und der/die fehlenden Beleg/e wurden noch nicht direkt an den NNF gesendet, so sind diese unter Einhaltung der vorgegebenen Abgabefristen direkt an den NNF zu senden, um kostenpflichtige Schätzungen zu vermeiden.

Wie erhalte ich die Blanko-Formulare Sonderbeleg „Selbsterklärung“ bzw. wo kann ich diese bestellen?

Vom NNF erhalten Sie jährlich im Mai/Juni automatisch einen 24er-Satz an Vordrucken Sonderbelege „Selbsterklärung“ (Sonderbeleg), zusammen mit dem Merkblatt und einem Jahreskalender, aus dem Sie die spätesten Abgabetermine für die Sonderbelege entnehmen können.

Sollten daneben noch weitere Blanko-Formulare benötigt werden, können Sie diese formlos beim NNF anfordern bzw. bei Ihrem Rechenzentrum, soweit diese Serviceleistung angeboten wird.

Download des MERKBLATTES und des TERMINKALENDERS (Abgabefristen!) für die Sonderbelege

Hier finden Sie zum Ansehen und Download:

  • das Merkblatt zur Bedruckung der Sonderbelege „Selbsterklärung“
  • die Terminübersicht mit den Abgabefristen für die Sonderbelege „Selbsterklärung“
    (April 2016 bis März 2017)
  • die Terminübersicht mit den Abgabefristen für die Sonderbelege „Selbsterklärung“
    (April 2017 bis März 2018)